Một team đang phát triển có quá nhiều mảnh ghép và luôn trong trạng thái thay đổi liên tục. Đđiều này gây ra những trở ngại lớn cho nhà quản trị. Sử dụng những công cụ phù hợp sẽ giúp các nhà quản trị có thể ghép những mảnh này lại với nhau, hỗ trợ đánh giá thực trạng công việc và tạo lập một quy trình làm việc hiệu quả

Cùng Pho Tue Software Solutions tham khảo 8 công cụ năng suất mà các nhà quản trị đội ngũ kỹ sư phần mềm có thể sử dụng để gia tăng hiệu suất công việc và tạo lập quy trình thực hiện hiệu quả hơn dưới đây:

Jira

Jira là công cụ đầu tiên mà chúng tôi muốn giới thiệu. Phần mềm này được viết và phát triển bởi Atlassian. Jira sẽ hỗ trợ các team agile theo dõi dự án và các vấn đề phát sinh. Phần mềm này cho phép người dùng tạo lập, phát hiện vấn đề, phân công dự án và theo dõi hoạt động của các thành viên trong nhóm. 

Jira quản lý tập trung toàn bộ các nhiệm vụ của dự án, phần mềm giúp các thành viên có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đóng góp ý kiến/trợ giúp và đưa ra các phản hồi trong suốt quá trình thực thi. Jira cải thiện tối đa khả năng hiển thị nhờ đó mà các thành viên có thể chia sẻ và theo dõi thông tin cũng như kết hợp với nhau một cách dễ dàng khi thực hiện dự án.

Nhà quản trị sử dụng phần mềm như thế nào? Nhà quản trị có thể phân công nhiệm vụ cho từng thành viên nhóm và theo dõi tiến trình thực hiện công việc từ khi giao nhiệm vụ đến khi công việc được hoàn thiện. Bên cạnh đó, họ cũng có thể kết nối với nhân viên, việc trao đổi và để lại nhận xét sẽ thực hiện tuần tự theo thời gian. Đặc biệt, với chức năng mention, nhà quản trị có thể nhắc trực tiếp một cá nhân nào đó khi trao đổi và nhận xét công việc.

 

Confluence 
 

Confluence (cũng là một công cụ Atlassian), được xem như người bạn đồng hành của Jira, phần mềm này cho phép người dùng thêm các nội dung đa phương tiện và có tính sinh động hơn. Confluence được tích hợp liền mạch với Jira, người dùng có thể dễ dàng kéo tickets và truy cập dữ liệu về nhiệm vụ trên cả hai nền tảng. Đây là lựa chọn hợp lý nhất cho nhu cầu tạo lập và theo dõi các hướng dẫn của dự án. 

Những tính năng như: khả năng chèn sơ đồ, bố cục trang trực quan giúp cho Confluence trở thành một công cụ hữu ích cho người quản lý, phát triển sản phẩm.

Cách nhà quản trị sử dụng phần mềm: Confluence cho phép người dùng theo dõi những thay đổi trong từng trang của dự án, cung cấp các cập nhật mới nhất của dự án cho nhà quản trị. Nhà quản trị kết nối, giao tiếp với nhân viên bằng cách highlight thông tin, để lại nhận xét và phản hồi các ghi chú.

GitHub

Với hơn 1 triệu người dùng, GitHub là một hệ thống kiểm soát phiên bản khá phổ biến. Công cụ này tạo lập kho lưu trữ riêng tư cho cả các cá nhân và doanh nghiệp. GitHub sở hữu các công cụ giao tiếp social, cho phép người dùng dễ dàng kết nối với đồng nghiệp hoặc chia sẻ dự án với các kỹ sư khác.

Cách mà các nhà quản trị sử dụng GitHub: Công cụ này giữ một vị trí trung tâm trong hoạt động vận hành, giúp nhà quản lý team dev truy cập nhanh cơ sở code cho phần mềm của họ, xem xét những thay đổi đối với files và đưa ra những phản hồi cho kỹ sư. Quản trị viên có thể quản lý một team lớn, tạo nhóm và đánh giá công việc một cách đơn giản.

 

Static Object

Static Object định lượng giá trị của code bằng điểm Line Impact và cung cấp công cụ để đánh giá code, phân tích hiệu suất của đội ngũ kỹ sư.

Công cụ này xem xét những thay đổi như bổ sung, cập nhật hay di chuyển, và ảnh hưởng lẫn nhau giữa chúng để định lượng các tiêu chí. Thông qua việc gán điểm Line Impact cho code, Static Object cho phép người dùng đưa ra những quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu hỗ trợ.

Nhà quản trị sử dụng Static Object như thế nào? Với sự hỗ trợ của công cụ so sánh nâng cao, nhà quản trị có thể đánh giá code một cách dễ dàng. Điểm Line Impact tạo ra những chỉ số đo lường cho leaders để họ có thể hiểu giá trị của từng dòng code. Bảng điều khiển trực quan của công cụ này hiển thị các mẫu năng suất để xác định xem cá nhân nào đang có hiệu suất tốt hay cá nhân nào đang gặp vấn đề với công việc.

 

Slack

Slack là công cụ chat được sử dụng phổ biến, không chỉ các team ở gần mà những team ở xa cũng có thể được kết nối nếu sử dụng công cụ này. Slack tạo ra một nền tảng môi trường làm việc vui vẻ với các biểu tượng cảm xúc nhưng vẫn duy trì tính hiệu quả cao. Người dùng có thể tạo ra các kênh để tổ chức các team, dự án, theo vị trí hoặc theo sở thích cá nhân. Các công cụ mà bạn cần sẽ được nhóm lại  một cách liền mạch nhờ tính năng nhắc nhở hữu ích ở Slack.

Cách nhà quản trị sử dụng công cụ: Slack cho phép người sử dụng tổ chức các team theo dự án hoặc bộ phận để kết nối trực tiếp với đúng người. Tính năng nhắc nhở của Slack cải thiện tổ chức trong ngày làm việc bận rộn, và tính năng cũng cho phép người dùng gửi những lời nhắc trực tiếp đến đồng nghiệp về những nhiệm vụ cấp bách.

 

Jing by TechSmith là công cụ chụp màn hình để người dùng có thể nhận biết vấn đề hoặc tái lập lỗi. Có thể rất khó để giải thích bằng văn bản cho ai đó về những gì bạn đang nhìn thấy nhưng đôi khi việc gặp mặt trực tiếp để giải thích còn khó hơn.

Công cụ này còn sở hữu một nút hotkey: tự động kéo lên tính năng chụp màn hình, nhờ vậy người dùng có thể truy cập từ các ứng dụng khác nhau chỉ bằng việc thả icon.

Hướng dẫn sử dụng cho nhà quản trị: Các nhà quản trị có thể khuyến khích team  sử dụng công cụ để phát hiện vấn đề và tiết kiệm thời gian nhờ sử dụng hotkey. Ảnh chụp màn hình video của công cụ này có thể cải thiện khả năng quản lý tài liệu liên quan đến lỗi phần mềm và phản ánh về tính khả dụng dựa trên kinh nghiệm của nhà quản trị.

 

Trello cung cấp các thẻ, danh sách và bảng, rất lý tưởng cho tổ chức dự án. Không chỉ cá nhân mà những team phối hợp cũng có thể sử dụng công cụ này như một nơi để phác thảo các nhiệm vụ hoặc đơn thuần để lưu trữ ý tưởng.

Các tính năng tương tác như để lại comment hay vote cho phép người dùng lên kế hoạch ưu tiên trong nhóm. 

Các nhà quản trị sử dụng Trello ra sao? Nếu sử dụng Trello, các nhà quản trị có thể hỗ trợ thành viên trong nhóm của mình tổ chức dự án theo nhiệm vụ, nhận diện mức ưu tiên và cung cấp phản hồi trong suốt quá trình triển khai dự án. Gần đây, việc tích hợp cùng Jira, Bitbucket và Confluence đã giúp Trello trở thành trung tâm để tiến hành tổ chức, quản lý tiến độ công việc.

 

Khi các kỹ sư cùng tiết lộ thẻ của họ, mỗi người sẽ có đầu vào dự toán như nhau, điều này giúp giảm thiểu sai lệch về nhận thức. Nếu dự toán có sự khác biệt quá lớn, các kỹ sư sẽ có cơ hội để tranh luận về tính phức tạp hoặc những rủi ro mà mình dự kiến dựa trên hiểu biết cá nhân.

Cách sử dụng: Các nhà quản trị cần cung cấp ước tính các đầu việc một cách chính xác tuyệt đối trước khi giao cho thành viên. Planning Poker cho phép các kỹ sư truy cập vào tiến trình này bằng cách ghi nhận nhiệm vụ theo nhóm. Theo thời gian, các nhà quản trị sẽ có được ý tưởng tốt hơn về năng suất của nhóm trên mỗi sprint (theo tổng số điểm nhiệm vụ mà nhóm hoàn thành), nhờ đó tạo ra những kế hoạch phát triển dài hạn có tính chính xác cao hơn.

Có rất nhiều công cụ quản trị có sẵn cho các lập trình viên. Mặc dù danh sách này không thể liệt kê hết và cũng chưa đề cập được toàn bộ các công cụ hàng đầu, tuy nhiên với bộ 8 công cụ phổ biến trên, các nhà quản trị đã có thể gia tăng năng suất làm việc cho team khá đơn giản và hiệu quảsử dụng.