Workflow là gì? Lợi ích của workflow là gì? Bài viết sau Pho Tue Software Solutions sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về workflow và đưa ra những ví dụ về quy trình lặp lại.

Workflow là gì?

Theo Wikipedia, Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống. Định nghĩa đơn giản nhất của workflow: là các định nghĩa của các qui trình đã chuẩn hóa. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật... nhưng là các quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin.

Business workflow là một quy trình lặp lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ thường cần phải hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Workflow rất hữu ích trong việc đảm bảo các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách mọi lúc. Ví dụ, quy trình hướng dẫn nhân viên mới vào giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới đều có được thông tin, chính sách và tài nguyên họ cần để thực hiện công việc của mình.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao doanh nghiệp của bạn cần workflow và đưa ra một số ví dụ về workflow để giúp bạn áp dụng hiệu quả.

Business Process Flow Template

Nguồn gốc hình thành nên Workflow

Khái niệm Workflow có thể bắt nguồn vào đầu thế kỷ 20 bởi hai kỹ sư cơ khí Frederick Taylor và Henry Gantt - những người đã tìm cách cải thiện năng suất lao động. Công việc của họ là nghiên cứu về thời gian cho các hoạt động, đo lường khoảng thời gian cần thiết để nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ, từ đó tìm cách loại bỏ đi các hoạt động dư thừa, cuối cùng xác định được một quy trình áp dụng được cho mọi nhân viên, để họ có thể hoàn thành hiệu quả công việc của mình.

Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo ra biểu đồ Gantt - biểu đồ cột được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và các mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để quản lý các dự án lớn (như dự án xây dựng đập Hoover và hệ thống Xa lộ liên tiểu bang).

Basic Gantt Chart

- Những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành

- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ đó

- Bao lâu thì hoàn thành một nhiệm vụ

Nắm bắt được các thông tin này giúp họ dễ dàng hợp lý hóa các quy trình và để đảm bảo rằng đúng người được giao cho đúng nhiệm vụ, các nhân viên có đủ tài nguyên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Tại sao cần có workflows?

Để hoàn thành công việc, bạn thường sẽ bị ràng buộc bởi một quy trình nghiêm ngặt theo quy định của tổ chức. Sự ràng buộc này đôi khi có thể khiến bạn không hài lòng, điều đó là dễ hiểu bởi vì con người đôi khi có xu hướng cho rằng cách làm của mình là tốt nhất.

Tuy nhiên, việc tạo ra một workflow chung cho các quy trình có tình thường xuyên lặp đi lặp lại là hợp lý bởi những lý do dưới đây:

Tăng cường khả năng vận hoàn doanh nghiệp

Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người phù hợp, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.

Một quy trình công việc có thể được thiết kế cho một người hoặc cho một nhóm người phối hợp với nhau để hoàn thành dự án. Dưới đây là workflow đơn giản mô tả quy trình phê duyệt nội dung trong việc xuất bản một tài liệu kỹ thuật:

Workflow không đơn thuần chỉ là việc liệt kê từng bước ra, nhưng việc liệt kê này vẫn cần thiết ở những giai đoạn đầu. Cần phải chuẩn hóa và trực quan hóa các workflow như ví dụ dưới đây, workflow giúp mọi người đều hiểu các quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn. 

 

Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, do đó sẽ có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng mỗi khi công ty phát triển sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không đáng có. Nếu chỉ theo dõi quy trình công việc bằng mắt sẽ khó phát hiện ra các điểm dư thừa này.

Việc triển khai quản lý workflow vào các hoạt động hàng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, dễ dàng hơn khi thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.

Giảm chi phí vận hành

Một sơ đồ workflow có thể giúp doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí cũng và gia tăng lợi nhuận vì doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.

Phản ứng nhanh với các tình huống phát sinh

Vào những năm 80, workflow được vẽ trên giấy, do đó việc cập nhật các sơ đồ này trở nên vô cùng khó khăn và phiền toái, đặt doanh nghiệp vào tình thế khó, không linh hoạt và phản ứng chậm với việc thay đổi thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Khi nền kinh tế ngày càng mở và có xu hướng hợp tác quốc tế, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình kinh doanh và quy trình làm việc để có thể có thích nghi tốt với thị trường. Tuy nhiên quá trình tạo sơ đồ quy trình công việc vẫn rất tẻ nhạt và được thực hiện trên giấy, điều này làm quy trình công việc trở nên lỗi thời rất nhanh sau khi xuất bản và triển khai.

Trong các thập niên 90, phần mềm quản lý quy trình làm việc đã được tạo ra để thay thế sơ đồ trên giấy bằng các sơ đồ điện tử, có thể được lưu trên máy tính và được cập nhật bằng một vài cú nhấp chuột. Đến năm 2005, các hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên phần mềm đã trở nên mạnh mẽ hơn với sự xuất hiện của các công cụ Business Process Modeling and Notation (BPMN).

Chuyển quy trình công việc và mô hình hóa các tác vụ kinh doanh vào các hệ thống phần mềm giúp người quản lý dễ dàng thực hiện các thay đổi hơn đối với sơ đồ cổ điển, cập nhật thay đổi dễ dàng chỉ bằng vài cú click chuột.

BPMN Process Flow Example

Quy trình tự động

Workflow của một mô hình kinh doanh có thể giúp bạn nhận ra khâu vận hành nào có thể tự động hóa được. Ví dụ: quy trình chăm sóc khách hàng có tự động hóa một số hành động nhất định, chẳng hạn như gửi email và gửi các ưu đãi đặc biệt, khuyến khích khách hàng mua lại nhiều lần. Loại tự động hóa này có thể giảm tải cho nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng chỉ cần  tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới và việc chăm sóc sẽ do các công cụ tự động hoàn thành 1 phần.

Tự động hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, theo dõi xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lên kế hoạch mở rộng.

Ví dụ về workflow

Sơ đồ quy trình tuyển dụng

Quy trình tìm kiếm và áp dụng hệ thống quản lý dự án

Sơ đồ quy trình sản xuất Quy trình xử lý và chuẩn hóa Leads

Quy trình Support

Quy trình xây dựng nội dung marketing (Click on image to modify online)