Theo Irma Fabular, Giám đốc phân tích cấp cao của Gartner cho biết: “Các CIO khi hợp tác với các giám đốc điều hành C-suite khác, đặc biệt là CFO, trong việc tìm ra phương án tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp đã đạt được những thành công đáng kể."

Và sau đây là 10 phương án đã được đúc kết để áp dụng thành công.

Phương án 1: Áp dụng các dịch vụ chia sẻ

Một số doanh nghiệp đang tận dụng các dịch vụ chia sẻ giữa các phòng ban để đẩy mạnh tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm và giảm chi phí nhiều nhất có thể từ 15% đến 20% chi phí dịch vụ trong 18 đến 36 tháng, mức tiết kiệm cao nhất có thể lên tới trên 25%. Một số giải pháp dạng tính theo dung lượng thay vì tính theo gói như Pho Tue Business Email hay Pho Tue Cloud Drive có các cơ chế đặt định mức dung lượng sử dụng cụ thể tới từng nhân viên, cung cấp khả năng kiểm soát chi phí tốt hơn.

Phương án 2: Áp dụng chính sách ưu tiên đám mây khi thích hợp

Việc chọn chính sách ưu tiên đám mây cung cấp nhiều khả năng tối ưu khác nhau, từ cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS) cho đến phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Mặc dù nhiều tổ chức thuộc khu vực công và tư nhân chọn dịch vụ đám mây để tăng tính nhanh nhẹn, linh hoạt và khả năng mở rộng, nhưng họ cũng đạt được hiệu quả về chi phí theo thời gian. Để đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hãy thực hiện quản trị cloud nghiêm ngặt nếu không ngược lại rủi ro tăng chi phí là có thể xảy ra.

Rất may là các giải pháp cloud hiện nay cũng được tối ưu để có thể quản trị chi phí một cách rõ ràng và chủ động. Có thể tận dụng các lợi ích dạng pay as you go (thanh toán theo dung lượng) để chủ động về ngân sách chi tiêu dự kiến hoặc các dạng thanh toán như on demand (tắt bật hệ thống theo giờ) hay với mô hình pool resource, doanh nghiệp mua theo tài nguyên tiết kiệm chi phí hơn so với mua theo máy chủ đơn lẻ và lên kế hoạch ngân sách rõ ràng cho từng giai đoạn sử dụng.

Việc chọn chính sách ưu tiên đám mây cung cấp nhiều khả năng tối ưu khác nhau, từ cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS) cho đến phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)

Phương án 3: Hợp nhất trung tâm dữ liệu doanh nghiệp

Khi các mở rộng hoạt động, chi phí duy trì trung tâm dữ liệu/datacenter truyền thống sẽ tăng lên (sở hữu hoặc thuê). Điều này thúc đẩy một số tổ chức công nghệ chuyển datacenter của họ sang dạng kết hợp (đưa một phần lên lưu trữ cloud). Thông qua các nỗ lực hợp nhất và hiện đại hóa trung tâm dữ liệu, tiết kiệm chi phí có thể nằm trong khoảng từ 10% đến 20% ngân sách trung tâm dữ liệu.

Phương án 4: Đánh giá mức độ phù hợp, cần thiết và chuẩn hóa các ứng dụng doanh nghiệp

Danh sách các ứng dụng sử dụng trong doanh nghiệp cũng chiếm một phần lớn ngân sách công nghệ. Việc chuẩn hóa và điều chỉnh sử dụng các ứng dụng của họ có thể giảm và kiểm soát chi phí. Tiết kiệm có thể nằm trong khoảng từ 15% đến 25% ngân sách ứng dụng.

Phương án 5: Tăng tính minh bạch hay xác định rõ ràng các danh mục chi tiêu cho công nghệ

Cần có sự thống nhất về cách áp dụng công nghệ và chi phí liên quan cho hoạt động IT trong doanh nghiệp giữa các bộ IT, bộ phận tài chính kế toán để hiểu đúng những giá trị và lợi ích chi phí mà công nghệ có thể mang lại cho hoạt động doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng mô hình công nghệ và đạt được sự thống nhất về quan điểm chi phí, doanh nghiệp không chỉ đạt được mức độ tiết kiệm chi phí tối ưu mà còn thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Phương án 6: Tập trung cho các nhu cầu công nghệ quan trọng để tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp

Khoảng 96% chi phí hoạt động của doanh nghiệp diễn ra xung quanh công nghệ, đồng nghĩa với việc chúng ta có thể tận dụng điều này để giảm chi tiêu công nghệ. Kết nối với các chi nhánh trong toàn tổ chức, doanh nghiệp có thể đánh giá được các quy trình kinh doanh, tài nguyên và mức độ cung ứng để xác định những phần nào công nghệ có thể cải thiện năng suất, hiệu suất và hiệu quả.

Phương án 7: Áp dụng tự động hóa quy trình làm việc

Tận dụng các công nghệ như bot và trí tuệ nhân tạo (AI) để  tự động hóa quy trình nhằm phân tích và xác định các điểm tác động đến các quyết định kinh doanh chiến lược. Các công tự động này sẽ giúp doanh nghiệp có được các góc độ tư duy mới trên dữ liệu thu thập và phân tích, đồng thời tự động hóa hoặc tăng cường các quy trình mà con người không thể thực hiện hiệu quả.

Tự động hóa giúp tiết kiệm công sức con người, chi phí và thời gian

Phương án 8: Đánh giá các hoạt động quản lý tài sản CNTT

Một số nhà quản lý thường bỏ qua hoặc “quên”việc quản lý tài sản và sự “vô tình” này làm tăng chi phí vận hành CNTT. Giải pháp là thay vì quản lý tài sản “riêng lẻ” thì nên quản trị ở góc độ tổng quan doanh nghiệp, tức là có kế hoạch quản lý tài sản thông suốt thay vì đánh giá từng thành phần công nghệ riêng biệt. Việc đánh giá tài sản có thể tiết kiệm chi phí từ 10% đến 20%.

Phương án 9: Thúc đẩy các ý tưởng chuyển đổi số kinh doanh

Sẽ là một ý tưởng hay khi các bên liên quan trong quy trình kinh doanh tham gia đóng góp ý tưởng tối ưu hóa chi phí hoặc ứng dụng công nghệ để tăng hiệu quả hoạt động. Bất kỳ ý tưởng nào giúp cải thiện vấn đề chi phí hoặc tiệt kiệm chi phí nên được chia sẻ với tất cả các bộ phận, chi nhánh và sau đó có thể triển khai thành 1 quy trình liên tục. Việc cộng tác chéo này có thể giúp tăng cường sự tham gia của các bên và giảm thiểu chi phí công nghệ dư thừa.

Phương án 10: Tối ưu hóa nguồn lực nhân sự 

Có thể sử dụng các khả năng như tự động quản lý cho nhà quản lý, tự động hóa vận hành hoặc trợ lý ảo cho các nhiệm vụ thông thường và lặp lại để giảm chi phí nhân sự. Triển khai tự động hóa ở những quy trình thích hợp cũng giúp giảm tải áp lực trong những mô hình hạn hẹp nhân lực, đồng thời cũng giúp môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Theo Fabular: “Khi xác định được đề xuất nào trong số 10 đề xuất trên đây có thể áp dụng được ngay để bắt đầu tiết kiệm chi phí cho ngắn hạn, cho trước mắt, thì chúng ta cũng cần cân nhắc luôn việc áp dụng tối ưu hóa chi phí công nghệ một cách liên tục như một yêu cầu thiết yếu trong doanh nghiệp như thế nào.”