Bạn đang muốn biết chính xác cách sử dụng các tính năng CC và BCC trong Gmail? Các tính năng Gmail CC CC và BCC có thể giúp bạn gửi email đến nhiều người nhận. Pho Tue Software Solutions chia sẻ thông tin và cách dùng đến bạn đọc qua bài viết dưới đây nhé!

CC trong Gmail là gì?

CC là từ viết tắt của Carbon Copy, trường CC trong gmail cho phép người gửi gửi một "bản sao" của email cho một người nào đó ngoài người nhận chính trong trường “To:” của email. Tất cả những người nhận email cũng sẽ thấy ai đã được CC.

Người nhận chính bị ảnh hưởng trực tiếp hơn bởi email và thường phải trả lời hoặc thực hiện hành động. Mặt khác, đối với người nhận CC, phản hồi và hành động là tùy chọn. Mục đích chính của trường CC là chỉ đơn giản là một bản sao “lịch sự”.

Trong Gmail, CC khác To như thế nào?

Trường To là trường điền email của người nhận - những người sẽ trả lời email của bạn.

Sự khác biệt giữa trường CC và To nằm ở việc xác định xem ai là người nhận email chính và có trách nhiệm phản hồi. Thường thì người nhận CC không cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào khi nhận email, họ giữ vai trò là những người tiếp nhận thông tin nhiều hơn. Tuy nhiên, cả To và CC đương nhiên đều có thể phản hồi mail. Việc sử dụng đúng các trường To và CC giúp xác định được ai là người cần hành động với email và ai là người chỉ cần thông tin.

Tìm hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC

CC và BCC là hai trường bên dưới trường “To” ở đầu bất kỳ email mới nào mà bạn soạn trong hộp thư đến của mình. CC là viết tắt của “Carbon Copy” và BCC là viết tắt của “Blind Carbon Copy”. Tất cả được sử dụng để thêm địa chỉ email của những người bạn muốn gửi tin nhắn của mình. Tuy nhiên, chúng khác nhau đáng kể về cách sử dụng:

• Trong CC, tất cả người nhận sẽ có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. Ngược lại, trong BCC, người nhận không thể nhìn thấy địa chỉ email của người khác.
• Sử dụng CC, bạn có thể gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác nhau, chẳng hạn như thông báo của quản lý đến nhân viên. Ngược lại, sử dụng BCC có thể bảo vệ quyền riêng tư của các địa chỉ email quản lý và nhân viên.
• Trong CC, tất cả các phản hồi email bổ sung sẽ được gửi đến từng người nhận. Ngược lại, trong BCC, người nhận sẽ không nhận được bất kỳ phản hồi bổ sung nào cho đến khi người gửi chuyển tiếp email cho họ.
• Trường CC được sử dụng khi bạn không muốn người nhận theo Cc thực hiện bất kỳ hành động nào nhưng cho họ biết rằng email đã được gửi đến người nhận chính. Mặt khác, trường BCC được sử dụng khi bạn không muốn tiết lộ cho người nhận chính, người nhận theo CC và cả những người nhận BCC khác, rằng bên thứ ba cũng đã nhận được email.

Cách CC trong Gmail

Hướng dẫn này cũng áp dụng được với ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.

- Bước 1:

Đăng nhập vào tài khoản Gmail và nhấp vào Compose để mở cửa sổ soạn thư Gmail.

 

- Bước 2:

Trong trường To, nhập địa chỉ email người nhận chính. Phân tách nhiều địa chỉ bằng dấu phẩy hoặc dấu cách hoặc bằng cách bấm phím enter.

Để gửi một bản sao thư của bạn cho ai đó, bạn phải thêm người nhận CC.

Nhấp vào CC, như sau:

 

- Bước 3:

Nhập địa chỉ email của người nhận, người sẽ nhận được một bản sao của email trong trường CC.

 

- Bước 4:

Soạn email subject và tin nhắn của bạn. Nhấn Send khi hoàn tất.

Tất cả người nhận của bạn (To CC) đều sẽ nhận được email.

 

Tất cả các địa chỉ người nhận trong các trường To và CC được hiển thị cho mọi người trong email.

Những nhược điểm của Carbon (CC) trong Gmail

1. Hiển thị danh sách gửi thư cho tất cả người nhận

Tính năng CC của Gmail công khai tất cả các email của người nhận. Sẽ không có vấn đề gì nếu những người nhận đều quen biết nhau, tuy nhiên, khi bạn gửi email cho một nhóm người nhận không biết nhau, là những người xa lạ thì hành động này vi phạm quyền riêng tư.

Ví dụ trường hợp sau:

Nếu bạn đang gửi email chăm sóc khách hàng, email bán hàng, email marketing phục vụ cho công việc kinh doanh, chắc chắn bạn sẽ không bao giờ muốn lộ danh sách khách hàng của mình. Do đó bạn ko điền email người nhận vào trường CC, cũng không nên cho tất cả người nhận vào trường To, cả 2 cách này đều làm lộ danh sách khách hàng.

Để bảo vệ danh tính người nhận của bạn, không bao giờ sử dụng trường CC để truyền đạt thông tin bí mật.

2. Không thích hợp cho việc gửi thư hàng loạt

Bạn cần gửi email cho hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người nhận cùng một lúc?

Việc thêm thủ công bằng cách gõ địa chỉ email từng người nhận một là công việc mất thời gian và dễ gặp lỗi sai chính tả, gõ nhầm, gõ sót...

3. Vô tình trả lời tất cả mọi người

Một vấn đề quan trọng khi sử dụng trường CC trong Gmail là người nhận có thể bấm nhầm vào "Reply All" thay vì "Reply" khi trả lời email. Không hiếm những trường hợp vì trót lỡ reply all mà kể cả những người không nên đọc được nội dung email cũng đọc được.

Tính năng BCC trong Gmail là gì?

Trường BCC (blind carbon copy) cho phép bạn gửi email đến nhiều người nhận. Tuy nhiên, khi sử dụng BCC, người nhận chính của email sẽ không biết về những người nhận khác cũng được gửi. Do đó, BCC bảo mật hơn một chút so với CC.

Cách BCC trong Gmail

Hướng dẫn này cũng áp dụng được với ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.

Bạn sẽ thao tác giống như cách sử dụng CC trong Gmail. Ngoại trừ việc nhấp vào BCC thay vì CC.

 

Nhập email người nhận trong trường BCC. Soạn tin nhắn và gửi.

 

Về phía người nhận, nó sẽ hiển thị như sau:

 

 

Những người nhận chính của email không thể xem những người nhận khác được thêm vào. Tuy nhiên, những người nhận BCC thì đều biết được là mình nằm trong trường BCC.

Nhược điểm của BCC trong Gmail

1. Trả lời không chủ ý cho tất cả người nhận

Bất cứ ai trong danh sách BCC của bạn cũng có thể bấm nhầm vào "Reply All" Thay vì "Reply".

Phản hồi này sẽ được gửi tới tất cả các địa chỉ liên quan, dẫn đến việc vi phạm quyền riêng tư và vô tình tiết lộ rằng bạn đã sao chép câu trả lời hàng loạt.

2. Không chuyên nghiệp

Những người nhận BCC biết rằng họ không phải là người duy nhất nhận được thư này, họ có thể đặt ra câu hỏi hoặc sự nghi ngờ. Không bao giờ sử dụng tính năng BCC cho các cuộc hội thoại chính thức vì nó có thể dẫn đến sự mất lòng tin giữa các thành viên trong nhóm của bạn.

3. Không cá nhân hóa

Tính năng BCC của Gmail không có cho phép bạn cá nhân hóa email.

Điều này có nghĩa là người nhận sẽ nhận được email với nội dung trong đó họ không hề được xưng tên, người nhận sẽ có thể đánh dấu email của bạn là thư rác hoặc xóa nó.

BCC không thích hợp để gửi các email MKT.

Khi bạn không thể đề cập đến tên của người nhận và tùy chỉnh thông điệp bán hàng, thì chắc chắn đây sẽ là một email MKT khá chung chung nhạt nhẽo làm khách hàng thất vọng. Bạn không có cơ hội đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo kết nối cá nhân để tăng cường chuyển đổi.

4. Không có số liệu thống kê hoặc phân tích 

Gmail không cung cấp cho bạn bất kỳ số liệu thống kê hoặc phân tích nào từ các email BCC.

Điều này có thể không phải là vấn đề đối với giao tiếp cá nhân, nhưng nó lại là một vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp nếu muốn theo dõi số lượng người đã mở hoặc nhấp vào email.

Gmail không cung cấp cho người gửi bất kỳ tính năng nào để phân tích dữ liệu, chẳng hạn như khi nào email được mở hoặc liên kết có được nhấp vào hay không

Các thống kê này nếu có sẽ cho biết email có hiệu quả hay không, giúp bạn ra quyết định xem nên bỏ hoặc giữ kênh email?

Những số liệu thống kê này rất hữu ích không chỉ cho các marketer và nhân viên bán hàng qua email.

Cuối cùng, bằng cách sử dụng CC và BCC một cách chính xác và hiệu quả, bạn sẽ nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp mình hơn rất nhiều.